Privacyverklaring

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die het mogelijk maken jou als natuurlijke persoon te identificeren. Ik verwerk deze gegevens met de grootst mogelijke zorg en met bijzondere aandacht voor hun veiligheid. Daarbij handel ik steeds in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming en met de rechten die je als patiënt geniet, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet betreffende de Patiëntenrechten.

Wanneer in deze privacyverklaring wordt verwezen naar Katrijn Van den Broeck (K.VDB), wordt hiermee bedoeld: de éénmanszaak van Katrijn Van den Broeck, met maatschappelijke zetel te Kerkstraat 74, 2870 Ruisbroek, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0767.858.235.

Deze privacyverklaring verduidelijkt:

welke persoonsgegevens worden verzameld;
waarom deze gegevens worden verzameld;
op welke manier en via welke kanalen gegevens worden verzameld;
hoe lang de gegevens worden bewaard;
hoe de gegevens worden gebruikt en beveiligd;
met wie gegevens eventueel worden gedeeld;
welke rechten je hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens.

Wanneer je een beroep doet op mijn diensten, vertrouw je mij jouw persoonsgegevens toe. In bepaalde gevallen kan ik jouw persoonsgegevens ook ontvangen via derden, voor zover dit gebeurt in het kader van de door mij verleende diensten.

Door gebruik te maken van mijn website en/of mijn diensten verklaar je kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze privacyverklaring.

Ik sta steeds ter beschikking voor vragen of indien je wijzigingen wenst aan te brengen in de persoonsgegevens waarover ik beschik.

1. Welke persoonsgegevens worden er verzameld?

Tijdens een begeleidingssessie

In het kader van de begeleiding kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

basisgegevens, zoals naam, adres, taal, telefoonnummer, e-mailadres, rijksregisternummer, geboortedatum, afspraken en betalingsgegevens;
gevoelige persoonsgegevens, zoals informatie over jouw psychische en fysieke gesteldheid, voorgeschiedenis, familiale situatie, seksuele geaardheid en religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, voor zover deze relevant en noodzakelijk zijn voor de begeleiding;
gegevens van andere relevante betrokkenen, zoals verwijzers of huisarts;
gegevens over eerdere begeleidingen en diagnostische verslagen;
informatie die wordt opgesteld voor derden (bijvoorbeeld een verslag aan de huisarts).

Deze informatie wordt opgenomen in een persoonlijk cliëntendossier. Dit dossier wordt:

in papieren vorm bewaard op een veilige en afgesloten plaats;
digitaal opgeslagen in het beveiligde online platform QitOnline.

Contactformulier via de website

Dit geldt zowel voor www.akompanje.com als voor het profiel op www.vindeenpsycholoog.be.

Persoonsgegevens die via het contactformulier worden ingevuld, komen terecht in mijn beveiligde mailbox. Deze gegevens worden uitsluitend bijgehouden tot ik hierop per e-mail heb gereageerd, met een maximale bewaartermijn van 14 dagen.

Telefonisch contact

Wanneer je telefonisch contact opneemt om een afspraak te maken, noteer ik jouw naam en telefoonnummer op papier. Deze notities worden bewaard op een veilige en afgesloten plaats.

Aanmeldingsformulier via QitOnline

Voor inschrijving op de wachtlijst wordt gevraagd een aanmeldingsformulier in te vullen via QitOnline, een beveiligd platform voor digitale cliëntendossiers. De ingevulde persoonsgegevens en aanmeldingsinformatie worden in dit systeem opgeslagen.

Cliëntendossier via QitOnline

Bij het aanmaken van een persoonlijk cliëntendossier in QitOnline worden bijkomende persoonsgegevens verwerkt, zoals naam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer en rijksregisternummer. Verdere gegevens kunnen in de loop van de begeleiding worden aangevuld.

Voor de meeste diensten is het noodzakelijk dat je vooraf bepaalde identificatiegegevens verstrekt. Dit kan gebeuren:

bij het maken van een afspraak;
tijdens een eerste consult;
bij het invullen van een contact- of aanmeldingsformulier.

Tijdens de verdere dienstverlening kunnen bijkomende gegevens aan het dossier worden toegevoegd.

2. Hoe gebruik ik jouw persoonsgegevens?

Ik hecht groot belang aan de bescherming van jouw persoonlijke levenssfeer en verwerk persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG (Verordening (EU) 2016/679).

Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor:

het verlenen van gepaste psychologische zorg;
het beheer van afspraken;
facturatie en betalingen.

De verwerking van jouw persoonsgegevens is gebaseerd op jouw verzoek om psychologische hulp. Daarbij ben ik gebonden aan een wettelijke en contractuele geheimhoudingsplicht.

3. Doorgifte aan derden

Ik ben wettelijk gebonden aan het beroepsgeheim, zowel tijdens als na de begeleiding. In principe heb enkel ikzelf toegang tot jouw persoonsgegevens, tenzij één van de volgende situaties zich voordoet:

je geeft jouw uitdrukkelijke toestemming om bepaalde gegevens te delen, bijvoorbeeld met je huisarts of andere betrokken hulpverleners;
de wet mij hiertoe verplicht, bijvoorbeeld in het kader van terugbetalingen door ziekenfondsen of om redenen van volksgezondheid;
in het kader van supervisie of intervisie, waarbij gegevens uitsluitend op geanonimiseerde wijze worden besproken met collega’s die eveneens gebonden zijn aan het beroepsgeheim;
in uitzonderlijke situaties, zoals bij een acute crisissituatie, wanneer er een ernstig en onmiddellijk gevaar is voor jezelf of voor anderen;
voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen (bijvoorbeeld tegenover rechtbanken, gerechtsdeurwaarders of advocaten).

Indien persoonsgegevens worden gedeeld, gebeurt dit uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals boekhoudkundige of fiscale verplichtingen). In dat geval worden passende maatregelen genomen, waaronder het afsluiten van een verwerkersovereenkomst, om een gelijkwaardig niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen.

Indien je toestemming geeft voor bepaalde verwerkingen (bijvoorbeeld het ontvangen van informatie per e-mail), kan je deze toestemming op elk moment intrekken via info@akompanje.com of per brief op Kerkstraat 74, 2870 Ruisbroek. De intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerkingen.

4. Beveiliging

Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. Deze maatregelen omvatten onder meer:

regelmatige evaluatie van de beveiligingsmaatregelen;
beveiligde opslag van gegevens, zowel digitaal als op papier, via wachtwoorden en sloten;
beperking van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze strikt nodig hebben en contractueel tot vertrouwelijkheid zijn verplicht.

5. Jouw rechten

Je kan mij contacteren via info@akompanje.com of per brief op Kerkstraat 74, 2870 Ruisbroek om:

inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens;
een kopie van jouw gegevens te ontvangen;
jouw gegevens te laten verbeteren, aanvullen, wissen of overdragen;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
een klacht of een (mogelijk) datalek te melden.

Verzoeken worden zo spoedig mogelijk behandeld en uiterlijk binnen 30 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. In afwachting van de behandeling kan je vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.

Bij een datalek dat jouw persoonsgegevens betreft, word je onmiddellijk geïnformeerd en wordt dit gemeld aan de bevoegde instanties.

Ter bescherming van jouw privacy kan ik vragen jouw identiteit te verifiëren. Onredelijke of buitensporige verzoeken kunnen worden geweigerd.

6. Bewaartermijnen

Ik hanteer de volgende bewaartermijnen (volgens wettelijke bepalingen):

Medische dossiers: minimaal 30 jaar en maximaal 50 jaar
Overige gegevens: volgens de wettelijke termijnen of zolang als nodig is voor de verwerking

7. Klachten

Indien je van mening bent dat ik jouw persoonsgegevens onrechtmatig verwerk, kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). Ik vraag je evenwel om eerst contact met mij op te nemen, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Voor klachten over mij als psycholoog kan je terecht bij de Psychologencommissie
(www.compsy.be/nl/klacht).

8. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden aangepast. Wijzigingen worden steeds op deze pagina bekendgemaakt.

Versie: 30/12/2025

Heb je vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring, of wil je jouw rechten uitoefenen?
Neem gerust contact op via info@akompanje.com.